Version: 24. Juni 2026
Wie wir personenbezogene Daten verarbeiten
Nachfolgend informieren wir Sie darüber, wie personenbezogene Daten der Kunden der BM-Gruppe durch die Unternehmen der BM-Gruppe als Auftragnehmer im Zusammenhang mit den BuildingMinds Plattform Services und Professional Services (zusammenfassend "Service(s)"), verarbeitet werden:
Definitionen
Begriffe, die in der Datenschutz-Grundverordnung (EU 2016/679 – „DSGVO“) definiert und in diesem Dokument verwendet werden, haben die in der DSGVO festgelegte Bedeutung.
Der Begriff „BM-Gruppe“ bezieht sich auf die BuildingMinds Technology AG und die mit ihr verbundenen Unternehmen, der Begriff „Kunde“ bezeichnet den Kunden als Verantwortlichen für die Verarbeitung der gegenständlichen personenbezogenen Daten, der Begriff „Auftragnehmer“ bezeichnet das Unternehmen der BM-Gruppe, das die personenbezogenen Daten als Auftragsverarbeiter für den Kunden als Verantwortlichen verarbeitet und die Begriffe BuildingMinds Plattform Services, Professional Services und Services beziehen sich auf die im individuellen Vertrag zwischen dem Kunden und dem Auftragnehmer („Vertrag“) vereinbarten Produkte und Dienstleistungen.
Verarbeitung von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden verarbeitet, um die Services gemäß dem Vertrag in Übereinstimmung mit dessen Bedingungen zu erbringen. Die jeweiligen Rollen und Zuständigkeiten der Unternehmen der BM-Gruppe in Bezug auf die Erbringung der BuildingMinds Plattform Services und Professional Services werden nachfolgend beschrieben.
Rollen und Zuständigkeiten der Unternehmen der BM-Gruppe
Die folgenden Unternehmen der BM-Gruppe sind für die folgenden Verarbeitungstätigkeiten verantwortlich:
BuildingMinds Technology AG
Die BuildingMinds Technology AG, Seestrasse 55, 6052 Hergiswil (NW), Schweiz ist der zentrale Vertragspartner der BM-Gruppe für Kunden außerhalb der USA. Die BuildingMinds Technology AG schließt entweder (nur) Rahmenvereinbarungen für künftige Verträge oder (auch) individuelle Verträge mit Kunden außerhalb der USA ab. Die BuildingMinds Technology AG hat Zugriff auf alle personenbezogenen Daten, die im Auftrag derjenigen Kunden verarbeitet werden, die mit der BuildingMinds Technology AG den betreffenden Vertrag abgeschlossen haben.
BuildingMinds GmbH
Die BuildingMinds GmbH, Schindler-Platz, 12105 Berlin, Deutschland ist die zentrale technische und operative Abwicklungseinheit der BM-Gruppe. Die BuildingMinds GmbH betreibt die BuildingMinds Plattform und erbringt alle Services, sei es unmittelbar als Auftragnehmer oder als Unterauftragnehmer anderer Unternehmen der BM-Gruppe. Die BuildingMinds GmbH hat daher Zugang zu allen personenbezogenen Daten, die im Auftrag des Verantwortlichen innerhalb der BM-Gruppe verarbeitet werden, und verarbeitet diese personenbezogenen Daten für die Erbringung der Services.
BuildingMinds, Inc.
Die BuildingMinds, Inc., C/O Schindler Elevator Corporation, 1133 6th Avenue, 28th Floor, New York, New York 10036, USA ist der zentrale Vertragspartner der BM-Gruppe für Kunden innerhalb der USA. Die BuildingMinds, Inc. schließt sowohl Rahmenvereinbarungen für künftige Verträge als auch individuelle Verträge mit Kunden innerhalb der USA ab. Die BuildingMinds, Inc. hat Zugriff auf alle personenbezogenen Daten, die im Auftrag derjenigen Kunden verarbeitet werden, die mit der BuildingMinds, Inc. den betreffenden Vertrag abgeschlossen haben.
(Unter-)Unterauftragsverarbeiter
Die BM-Gruppe nimmt die folgenden Dienstleistungen Dritter in Anspruch, um ihre eigenen Services zu erbringen:
Hosting der BuildingMinds Plattform und weitere Microsoft-Dienste
Die BuildingMinds-Plattform wird in der Microsoft Azure European Cloud gehostet. Die Cloud wird von Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18 D18 P521, Irland, betrieben. Microsoft Ireland Operations Limited ist eine Tochtergesellschaft der Microsoft Corporation, One Microsoft Way Redmond; WA 98052-6399; USA.
Die BuildingMinds-Plattform nutzt darüber hinaus weitere von Microsoft bereitgestellte Dienste, einschließlich des Microsoft Azure OpenAI Service für generative KI-Funktionen innerhalb der Plattform.
Die Microsoft Azure European Cloud ist gemäß ISO 27001 zertifiziert. Die Nutzung der Microsoft Azure European Cloud unterliegt Standardbedingungen, die sicherstellen, dass die Nutzer alle in ihrem Auftrag gehosteten Daten kontrollieren.
Weitere Informationen zu den Verarbeitungstätigkeiten finden Sie unter:
https://www.microsoft.com/en-us/trust-center/privacy/data-access
Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter finden Sie unter:
Mailing-Dienst
Für den Versand von E-Mails in Verbindung mit unseren Services nutzt die BM-Gruppe den Mailjet-Versanddienst. Der Mailjet-Versanddienst wird von Mailjet SAS, 13-13 bis, rue de l'Aubrac, 75012 Paris, Frankreich, betrieben.
Der Mailjet-Versanddienst ist gemäß ISO 27001 zertifiziert. Die Nutzung des Mailjet-Versanddienstes unterliegt Standardbedingungen, die sicherstellen, dass die Nutzer alle in ihrem Auftrag verarbeiteten Daten kontrollieren.
Weitere Informationen zu den Verarbeitungstätigkeiten und eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter finden Sie unter:
https://www.mailjet.com/legal/dpa/
Utility Sync Add-On
Für das optionale Utility Sync Add-On der BuildingMinds-Plattform nutzt die BM Group Dienstleistungen zur Integration von Verbrauchsdaten, die von verschiedenen (Unter-)Auftragsverarbeitern bereitgestellt werden. Wir nutzen hierfür die folgenden (Unter-)Auftragsverarbeiter:
1. Rhino B.V, Hogehilweg 19, 1101 CB Amsterdam, Niederlande („Rhino-Service“)
2. Mestro AB, Kungsgatan 10, 11143 Stockholm, Schweden ("Mestro-Service").
3. Arcadia Power Inc, 5600 S Quebec St D320, Greenwood Village, CO 80111 ("Arcadia-Service").
4. Meterbeheer BV, Danzigerkade 15A6, Amsterdam, Niederlande („Meterbeheer-Service“).
5. Perse Technology Limited, Mappin House, 4 Winsley Street, London W1W 8HF, Vereinigtes Königreich („Perse-Service“).
Die Nutzung dieser Dienste unterliegt den Standardbedingungen, welche sicherstellen, dass die Nutzer alle in ihrem Auftrag verarbeiteten Daten kontrollieren können.
Für weitere Informationen zu den Verarbeitungstätigkeiten, wenden Sie sich bitte an privacy@buildingminds.com. Allgemeine Informationen finden Sie hier:
Rhino Service: https://rhino.energy
Mestro Service: https://mestro.com/en/
Arcadia Service: https://www.arcadia.com/
Meterbeheer Service: https://www.meterbeheer.nl
Perse Service: https://www.perse.io
Nutzersupport
Für den Nutzersupport und die Kommunikation im Zusammenhang mit der Verwendung unserer BuildingMinds-Plattform nutzt die BM Group den Dienst Intercom IO . Intercom IO wird im Rahmen unserer Plattform ausschließlich als Unterauftragnehmer eingesetzt, um eine Echtzeitkommunikation , die Erstellung von Support-Tickets,geführte Produktdurchläufe, Tooltips und Umfragen zu ermöglichen. Intercom wird von Intercom, Inc. mit Sitz in 55 2nd St, 4th Floor, San Francisco, CA 94105, Vereinigte Staaten, betrieben.
Intercom ist nach ISO 27001 zertifiziert. Die Nutzung von Intercom unterliegt den Standardbedingungen, welche sicherstellen, dass die Nutzer alle in ihrem Auftrag verarbeiteten Daten kontrollieren können.
Weitere Informationen zu den Verarbeitungstätigkeiten finden Sie unter:
https://www.intercom.com/legal/data-processing-agreement
Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter finden Sie unter:
https://www.intercom.com/legal/subprocessors-list
Cloud-basiertes Data Warehouse & Datenanalyse
Die BuildingMinds-Plattform nutzt die Dienste und die Daten-Cloud von Snowflake, um Datensilos zusammenzuführen, Daten sicher zu analysieren und zu prozessieren, Datenanwendungen zu betreiben und verschiedene KI/ML- und Analyse-Workloads auszuführen. Die Snowflake-Dienste werden von Snowflake Computing Netherlands B.V., FOZ Building, Gustav Mahlerlaan 300-314, 1082 ME Amsterdam, Niederlande, betrieben.
Die Snowflake-Dienste sind gemäß ISO 27001 zertifiziert. Die Nutzung der Snowflake-Dienste unterliegen Standardbedingungen, die sicherstellen, dass die Nutzer alle in ihrem Auftrag verarbeiteten Daten kontrollieren.
Weitere Informationen zu den Verarbeitungsaktivitäten und eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter finden Sie unter:
https://www.snowflake.com/en/legal/addenda/data-processing-addendum/
Event-Streaming
Die BuildingMinds-Plattform nutzt die Confluent-Plattform (Apache Kafka) für das Event-Streaming sowie die Echtzeitverarbeitung und -integration von Daten innerhalb der Plattform. Die Confluent-Dienste werden von Confluent, Inc., 899 West Evelyn Avenue, Mountain View, CA 94041, USA, betrieben.
Die Confluent-Dienste sind gemäß ISO 27001 zertifiziert. Die Nutzung der Confluent-Dienste unterliegt Standardbedingungen, die sicherstellen, dass die Nutzer alle in ihrem Auftrag verarbeiteten Daten kontrollieren.
Weitere Informationen zu den Verarbeitungstätigkeiten und eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter finden Sie unter:
https://www.confluent.io/legal/confluent-cloud-subprocessors/
Elektronische Signaturen
Die BuildingMinds-Plattform bindet den E-Signatur-Dienst Docusign per API ein. Darüber können die Nutzer des Kunden elektronische Signaturen und Einwilligungen einholen und sammeln, beispielsweise sogenannte Mieter-Einwilligungen (Einwilligungen von Mietern in die Erhebung ihrer Energieverbrauchsdaten). Die Docusign-Dienste werden von Docusign, Inc., 221 Main Street, Suite 1550, San Francisco, CA 94105, USA, betrieben.
Die Docusign-Dienste sind gemäß ISO 27001 zertifiziert. Die Nutzung der Docusign-Dienste unterliegt Standardbedingungen, die sicherstellen, dass die Nutzer alle in ihrem Auftrag verarbeiteten Daten kontrollieren.
Weitere Informationen zu den Verarbeitungstätigkeiten finden Sie unter:
https://www.docusign.com/legal/terms-and-conditions/data-protection-attachment
Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter finden Sie unter:
https://www.docusign.com/trust/privacy/subprocessors-list
Datenorchestrierung
Die BuildingMinds-Plattform nutzt den Astro-Dienst von Astronomer, einen managed Apache Airflow-Dienst, für die Orchestrierung von Datenpipelines und Workflows innerhalb der Plattform. Die Astronomer-Dienste werden von Astronomer, Inc., 50 West 23rd Street, Suite 1400, New York, NY 10010, USA, betrieben.
Die Astronomer-Dienste sind gemäß ISO 27001 zertifiziert. Die Nutzung der Astronomer-Dienste unterliegt Standardbedingungen, die sicherstellen, dass die Nutzer alle in ihrem Auftrag verarbeiteten Daten kontrollieren.
Weitere Informationen zu den Verarbeitungstätigkeiten und eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter finden Sie unter:
https://www.astronomer.io/legal/dpa/
Künstliche-Intelligenz-Dienste
Einzelne Funktionen der BuildingMinds-Plattform nutzen Dienste der künstlichen Intelligenz, namentlich die Extraktion von Daten aus Energieausweisen (EPC), den KI-Assistenten (Chatbot) sowie die Extraktion von Daten aus Rechnungen.
Für die zugrunde liegende generative KI-Verarbeitung nutzt die BuildingMinds-Plattform OpenAI-Modelle über den Microsoft Azure OpenAI Service (siehe „Hosting der BuildingMinds Plattform und weitere Microsoft-Dienste“ oben) sowie die Claude-Modelle von Anthropic. Der Claude-Dienst wird von Anthropic, PBC, 548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA, betrieben und in den USA gehostet.
Für Observability und Tracing der KI-Funktionen nutzt die BuildingMinds-Plattform den Dienst LangSmith, betrieben von LangChain, Inc., San Francisco, CA, USA. Die LangSmith-Daten werden in der Europäischen Union gehostet.
Die Nutzung dieser Dienste unterliegt Standardbedingungen (einschließlich, soweit einschlägig, der EU-Standardvertragsklauseln für Übermittlungen in Drittländer), die sicherstellen, dass die Nutzer alle in ihrem Auftrag verarbeiteten Daten kontrollieren.
Weitere Informationen zu den Verarbeitungstätigkeiten und den maßgeblichen Unterauftragsverarbeitern finden Sie unter: