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Version: 30. April 2024

Wie wir personenbezogene Daten verarbeiten

Nachfolgend informieren wir Sie darüber, wie personenbezogene Daten der Kunden der BM-Gruppe durch die Unternehmen der BM-Gruppe als Auftragnehmer im Zusammenhang mit den BuildingMinds Plattform Services und Professional Services (zusammenfassend "Service(s)"), verarbeitet werden:

Definitionen

Begriffe, die in der Datenschutz-Grundverordnung (EU 2016/679 – „DSGVO“) definiert und in diesem Dokument verwendet werden, haben die in der DSGVO festgelegte Bedeutung.

Der Begriff „BM-Gruppe“ bezieht sich auf die BuildingMinds Technology AG und die mit ihr verbundenen Unternehmen, der Begriff „Kunde“ bezeichnet den Kunden als Verantwortlichen für die Verarbeitung der gegenständlichen personenbezogenen Daten, der Begriff „Auftragnehmer“ bezeichnet das Unternehmen der BM-Gruppe, das die personenbezogenen Daten als Auftragsverarbeiter für den Kunden als Verantwortlichen verarbeitet und die Begriffe BuildingMinds Plattform Services, Professional Services und Services beziehen sich auf die im individuellen Vertrag zwischen dem Kunden und dem Auftragnehmer („Vertrag“) vereinbarten Produkte und Dienstleistungen.

Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten werden verarbeitet, um die Services gemäß dem Vertrag in Übereinstimmung mit dessen Bedingungen zu erbringen. Die jeweiligen Rollen und Zuständigkeiten der Unternehmen der BM-Gruppe in Bezug auf die Erbringung der BuildingMinds Plattform Services und Professional Services werden nachfolgend beschrieben.

Rollen und Zuständigkeiten der Unternehmen der BM-Gruppe

Die folgenden Unternehmen der BM-Gruppe sind für die folgenden Verarbeitungstätigkeiten verantwortlich:

BuildingMinds Technology AG

Die BuildingMinds Technology AG, Seestrasse 55, 6052 Hergiswil (NW), Schweiz ist der zentrale Vertragspartner der BM-Gruppe für internationale Verträge und für internationale Master Services Agreements (MSA), die ihrerseits einen Rahmen für individuelle Verträge bilden können, und dient als zentraler Ansprechpartner für die Kunden. Die BuildingMinds Technology AG hat die Erbringung aller Services an die BuildingMinds GmbH vergeben. Die BuildingMinds GmbH hat die Kunden- und Vertragsverwaltung an die BuildingMinds Technology vergeben. Die BuildingMinds Technology AG hat daher, unabhängig davon, ob sie als Auftragnehmer auftritt oder nicht, Zugriff auf personenbezogene Daten ausschließlich zu Vertragsverwaltungs- und Abrechnungszwecken.

BuildingMinds GmbH

Die BuildingMinds GmbH, Schindler-Platz, 12105 Berlin, Deutschland ist die zentrale technische und operative Abwicklungseinheit der BM-Gruppe. Die BuildingMinds GmbH betreibt die BuildingMinds Plattform und erbringt alle Services, sei es als Auftragnehmer oder als Unterauftragnehmer anderer Unternehmen der BM-Gruppe. Die BuildingMinds GmbH hat daher Zugang zu allen personenbezogenen Daten, die im Auftrag des Verantwortlichen innerhalb der BM-Gruppe verarbeitet werden, und verarbeitet diese personenbezogenen Daten für die Erbringung der Services.

(Unter-)Unterauftragsverarbeiter

Die BM-Gruppe nimmt die folgenden Dienstleistungen Dritter in Anspruch, um ihre eigenen Services zu erbringen:

Hosting der BuildingMinds Plattform

Die BuildingMinds-Plattform wird in der Microsoft Azure European Cloud gehostet. Die Cloud wird von Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18 D18 P521, Irland, betrieben. Microsoft Ireland Operations Limited ist eine Tochtergesellschaft der Microsoft Corporation, One Microsoft Way Redmond; WA 98052-6399; USA.

Die Microsoft Azure European Cloud ist gemäß ISO 27001 zertifiziert. Die Nutzung der Microsoft Azure European Cloud unterliegt Standardbedingungen, die sicherstellen, dass die Nutzer alle in ihrem Auftrag gehosteten Daten kontrollieren.

Weitere Informationen zu den Verarbeitungstätigkeiten finden Sie unter:

https://servicetrust.microsoft.com/ViewPage/TrustDocumentsV3

Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter finden Sie unter:

https://servicetrust.microsoft.com/DocumentPage/aead9e68-1190-4d90-ad93-36418de5c594

Datenspeicherdienste

Die BuildingMinds-Plattform nutzt den Datenspeicherdienst MongoDB. Der MongoDB-Datenspeicherdienst wird von MongoDB Ltd. in Building two, Number One Ballsbridge, Dublin 4, Irland, betrieben. MongoDB Ltd. ist eine Tochtergesellschaft von MongoDB, Inc. 1633 Broadway 38th Floor, New York NY 10019.

Der MongoDB-Datenspeicherdienst ist gemäß ISO 27001 zertifiziert. Die Nutzung des MongoDB-Datenspeicherdienstes unterliegt Standardbedingungen, die sicherstellen, dass die Nutzer alle in ihrem Auftrag verarbeiteten Daten kontrollieren.

Weitere Informationen zu den Verarbeitungstätigkeiten finden Sie unter:

https://www.mongodb.com/technical-and-organizational-security-measures

Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter finden Sie unter:

https://www.mongodb.com/cloud/trust/compliance/subprocessors

Mailing-Dienst

Für den Versand von E-Mails in Verbindung mit unseren Services nutzt die BM-Gruppe den Mailjet-Versanddienst. Der Mailjet-Versanddienst wird von Mailjet SAS, 13-13 bis, rue de l'Aubrac, 75012 Paris, Frankreich, betrieben. Mailjet SAS ist eine Tochtergesellschaft von Mailgun Technologies, Inc. 112 East Pecan Street Suite 1135 San Antonio, TX 78205 USA.

Der Mailjet-Versanddienst ist gemäß ISO 27001 zertifiziert. Die Nutzung des Mailjet-Versanddienstes unterliegt Standardbedingungen, die sicherstellen, dass die Nutzer alle in ihrem Auftrag verarbeiteten Daten kontrollieren.

Weitere Informationen zu den Verarbeitungstätigkeiten und eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter finden Sie unter:

https://www.mailgun.com/legal/dpa/

Utility Sync Add-On

Für das optionale Utility Sync Add-On zur BuildingMinds-Plattform nutzt die BM-Gruppe den Dienst zur Integration von Versorger-Verbrauchsdaten von Rhino B.V, Hogehilweg 19, 1101 CB Amsterdam, Niederlande ("Rhino-Dienst"). Mit dem Anbieter des Rhino-Dienstes besteht eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung, die sicherstellt, dass die Nutzer alle in ihrem Auftrag verarbeiteten Daten kontrollieren.

Weitere Informationen zu den Verarbeitungstätigkeiten finden Sie unter:

https://rhino.energy

Utility Sync Add-On

Für das optionale Utility Sync Add-On zur BuildingMinds-Plattform nutzt die BM-Gruppe den Dienst zur Integration von Versorger-Verbrauchsdaten von Mestro AB, Kungsgatan 10, 11143 Stockholm, Schweden ("Mestro-Dienst"). Mit dem Anbieter des Mestro-Dienstes besteht eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung, die sicherstellt, dass die Nutzer alle in ihrem Auftrag verarbeiteten Daten kontrollieren.

Weitere Informationen zu den Verarbeitungstätigkeiten finden Sie unter:

https://mestro.com/en/

Nutzererlebnis

Die BuildingMinds-Plattform nutzt die Dienste von Userpilot, um das Nutzererlebnis zu verbessern. Userpilot wird innerhalb der Plattform als Unterprozessor ausschließlich zur Erleichterung der Erstellung und Verwaltung interaktiver In-App-Erlebnisse, wie z. B. Walkthroughs, Tooltips und Umfragen, eingesetzt. Userpilot ermöglicht eine personalisiertes Nutzerführung durch die Plattform, wodurch das allgemeine Nutzererlebnis verbessert wird. Die Userpilot-Dienste werden betrieben von Userpilot, Inc., 1887 Whitney Mesa Dr #9995, Henderson, Nevada 89014, USA.

Weitere Informationen zu den Verarbeitungstätigkeiten finden Sie unter:

https://userpilot.com/

Analyse der Nutzungsverhalten

Für die Nutzungsanalyse im Zusammenhang mit unserer BuildingMinds-Plattform nimmt BM Group den Dienst von Mixpanel in Anspruch. Mixpanel wird ausschließlich innerhalb unserer Plattform als Unterprozessor für tiefgreifende Nutzeranalysen und die Sammlung von Nutzungsdaten eingesetzt. Er bietet Einblicke in das Nutzerverhalten und die Interaktionsmuster, was die datengesteuerte Entscheidungsfindung verbessert. Der Mixpanel-Dienst wird von Mixpanel, Inc. betrieben, One Front Street, 28th Floor, San Francisco, CA 94111, USA.

Der Mixpanel-Dienst ist gemäß ISO 27001 zertifiziert. Die Nutzung des Mixpanel-Dienstes unterliegt Standardbedingungen, die sicherstellen, dass die Nutzer alle in ihrem Auftrag verarbeiteten Daten kontrollieren.

Weitere Informationen zu den Verarbeitungsaktivitäten und eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter finden Sie unter:

https://mixpanel.com/legal/dpa/

Datenerfassung und -umwandlung

Die BuildingMinds-Plattform nutzt die Dienste der Keboola Data Platform/Data Ingestion Engine. Keboola ist eine Datenplattform für die Datenintegration: Datenspeicherung, -transformation und ­-transfer. Die Keboola-Dienste werden von Keboola Czech s.r.o., Dělnická 191/27, Holešovice, 170 00 Praha 7, Tschechische Republik, betrieben.

Die Keboola-Dienste sind gemäß ISO 27001 zertifiziert. Die Nutzung der Keboola-Dienste unterliegen Standardbedingungen, die sicherstellen, dass die Nutzer alle in ihrem Auftrag verarbeiteten Daten kontrollieren.

Weitere Informationen zu den Verarbeitungsaktivitäten und eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter finden Sie unter:

https://www.keboola.com/dpa

Cloud-basiertes Data Warehouse & Datenanalyse

Die BuildingMinds-Plattform nutzt die Dienste und die Daten-Cloud von Snowflake, um Datensilos zusammenzuführen, Daten sicher zu analysieren und zu prozessieren, Datenanwendungen zu betreiben und verschiedene KI/ML- und Analyse-Workloads auszuführen. Die Snowflake-Dienste werden von Snowflake Computing Netherlands B.V., FOZ Building, Gustav Mahlerlaan 300-314, 1082 ME Amsterdam, Niederlande, betrieben.

Die Snowflake-Dienste sind gemäß ISO 27001 zertifiziert. Die Nutzung der Snowflake-Dienste unterliegen Standardbedingungen, die sicherstellen, dass die Nutzer alle in ihrem Auftrag verarbeiteten Daten kontrollieren.

Weitere Informationen zu den Verarbeitungsaktivitäten und eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter finden Sie unter:

https://www.snowflake.com/legal/data-processing-addendum/

KI-basierte Plattform zur Datenextraktion aus Dokumenten

BM Group nutzt V7 Dienste zur Extraktion von Daten aus Dokumenten und Bildern in Verbindung mit der BM-Plattform. V7 ist eine KI-gestützte Datenplattform, die Annotationen und automatische Beschriftungsfunktionen für Dokumente und Bilder bereitstellt. Die V7 Dienste werden von V7 Labs Ltd, 8 Meard Street W1F 0EQ, London HQ, betrieben.

Weitere Informationen zu den Verarbeitungsaktivitäten und eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter finden Sie unter:

https://www.v7labs.com/terms/dpa

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240430 - How We Process DE

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